ASAS-ASAS KEARSIPAN
Asas kearsipan adalah sistem penempatan kegiatan kearsipan di dalam suatu perusahaan. Asas Kearsipan ada 3,yaitu :
1. Asas Sentralisasi : Yaitu sistem penempatan kegiatan kearsipan dijadikan satu tempat (terpusat). Sehingga dalam satu kantor hanya terdapat satu ruang kearsipan saja yang mengendalikan seluruh kegiatan kearsipan di dalamnya.
Kelebihan sistem ini yaitu :
- Lebih mudah dalam pengendalian kearsipan, karena terdapat dalam satu tempat.
- Hemat keuangan perusahaan, untuk menyediakan peralatan maupun pegawai kearsipan.
- Hemat ruangan yang digunakan
Kekurangan sistem ini yaitu :
- Menyulitkan bila keadaan mendesak memerlukan suatu dokumen, harus mencari dulu di pusat yang menyimpan begitu banyak arsip dari semua departemen.
- Lebih lama dalam pencarian karena tenaga kearsipan melayani semua yang memerlukan dokumen.
- Lebih mudah dalam pengendalian kearsipan, karena terdapat dalam satu tempat.
- Hemat keuangan perusahaan, untuk menyediakan peralatan maupun pegawai kearsipan.
- Hemat ruangan yang digunakan
Kekurangan sistem ini yaitu :
- Menyulitkan bila keadaan mendesak memerlukan suatu dokumen, harus mencari dulu di pusat yang menyimpan begitu banyak arsip dari semua departemen.
- Lebih lama dalam pencarian karena tenaga kearsipan melayani semua yang memerlukan dokumen.
2. Asas Desentralisasi : Yaitu sistem penempatan kegiatan kearsipan diadakan di setiap bagian atau departemen. Sehingga masing-masing bagian memiliki sistem dan tempat kearsipan masing-masing.
Kelebihan sistem ini yaitu :
- Memudahkan bila keadaan mendesak saat memerlukan suatu dokumen, karena di masing-masing bagian penempatnnya.
- Lebih cepat dalam pencarian karena ada tenaga kearsipan yang melayani di setiap bagian.
Kekurangan sistem ini yaitu :
- Perusahaan sulit untuk mengendalikan seluruh dokumen dalam perusahaan atau kantor karena dokumen tersebar dalam setiap bagian.
- Boros keuangan perusahaan untuk menyediakan peralatan dan pegawai di setiap bagiannya.
- Boros ruangan yang digunakan untuk ruang kearsipan di setiap bagian.
3. Asas Kombinasi : Yaitu sistem penempatan kearsipan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi. Penerapannya disesuaikan dengan kondisi yang dibutuhkan dalam kantor saat itu. Sehingga kegiatannya fleksibel.
Sekian pelajaran yang bisa saya share hari ini. Terimakasih sudah membaca ^^
Kelebihan sistem ini yaitu :
- Memudahkan bila keadaan mendesak saat memerlukan suatu dokumen, karena di masing-masing bagian penempatnnya.
- Lebih cepat dalam pencarian karena ada tenaga kearsipan yang melayani di setiap bagian.
Kekurangan sistem ini yaitu :
- Perusahaan sulit untuk mengendalikan seluruh dokumen dalam perusahaan atau kantor karena dokumen tersebar dalam setiap bagian.
- Boros keuangan perusahaan untuk menyediakan peralatan dan pegawai di setiap bagiannya.
- Boros ruangan yang digunakan untuk ruang kearsipan di setiap bagian.
3. Asas Kombinasi : Yaitu sistem penempatan kearsipan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi. Penerapannya disesuaikan dengan kondisi yang dibutuhkan dalam kantor saat itu. Sehingga kegiatannya fleksibel.
Sekian pelajaran yang bisa saya share hari ini. Terimakasih sudah membaca ^^
0 komentar:
Posting Komentar